System zarządzania hotelem – sposób na organizację pracy hotelu

Prowadząc hotel priorytetem jest zadowolenie klienta, ponieważ zadowolony klient wróci do hotelu, a często też przywiezie ze sobą kolejnych gości. Osoby przebywające w hotel szukają zazwyczaj kompleksowej obsługi, która będzie szybka, prosta i bezproblemowa. Świetną receptą na taką obsługę jest system zarządzania hotelem. Pozwala on na obsługę klienta od momentu rezerwacji, poprzez meldunek, aż po końcowe rozliczenie. Ułatwia on tez pracę personelowi i poprawia efektywność wykonywanych przez nią działań. Takim systemem jest Chart – http://www.chart.pl/k/moduly/. Przyjrzyjmy się temu jak funkcjonuje.

System zarządzania hotelem – nie tylko dla hotelu

Choć nazwa wskazuje, że docelowym miejscem dla funkcjonowania systemu jest hotel, to można go wykorzystać w wielu innych miejscach. System Chart świetnie sprawdzi się zarówno w mniejszych hotelach, jak i ogromnych kompleksach oferujących także usługi z zakresu SPA, gastronomi. Można go z powodzeniem wykorzystać w kurortach wypoczynkowych, sanatoriach czy zakładach opiekuńczych i rehabilitacyjnych. Kompleksowość tego systemu umożliwia dostosowanie go do potrzeb klienta oraz do rodzaju prowadzonej przez niego działalności.

Wdrażanie systemu – czy warto?

Wielu przedsiębiorców zastanowi się zapewne dlaczego powinni wybrać system zarządzania hotelem, zaufać i powierzyć mu organizację całej pracy w nim wykonywanej. Wdrożenie systemu jest bardzo proste. Jest on intuicyjny, jasny i przyjazny dla użytkownika. Nie wymaga zatem zaawansowanych szkoleń personelu, który będzie go użytkował. Dzięki temu skraca się okres wdrożeniowy i system szybko staję się podstawowym narzędziem wykorzystywanym przez pracowników, poprawiającym ich wydajność oraz organizację pracy. Jest on tworzony przez specjalistów znających specyfikę funkcjonowania hotelu, więc odpowiada na wszystkie potrzeby organizacyjne. System sprawdza się też świetnie jako narzędzie raportowania. Pozwala on na tworzenie zestawień z działalności.

Obsługa rezerwacji i meldunków

System zarządzania hotel Chart pozwala na realizację podstawowego zadania w hotelu jakim jest dokonywanie rezerwacji. Umożliwia on przyjmowanie rezerwacji i modyfikację ich. W zależności od potrzeb można wybrać system dokonujący rezerwacji pokoi lub pojedynczych łóżek. System jest też odpowiedzią na oczekiwania klientów, gdyż posiada funkcję realizujące wysyłanie potwierdzeń mailem itp. Ponadto system pomaga kontrolować ilość wolnych pokoi, wpłacanie zaliczek i należności. Wraz z realizacją rezerwacji system pozwala też na realizację meldunków. Chart umożliwia meldowanie całych grup i gości indywidualnych, domeldowywanie, realizację dodatkowych usług oraz profilowanie gości. W każdej chwili też można skorzystać z podglądu aktywnych meldunków.

Wszystkie rozliczenia w jednym miejscu

Klient opuszczający hotel często się spieszy i oczekuje profesjonalnego podejścia. Po skorzystaniu z noclegu, restauracji, basenu, sauny oraz zabiegów SPA chciałby za wszystko zapłacić w jednym miejscu i odebrać jeden rachunek zbiorczy. System zarządzania hotelem pozwala na to, ponieważ łączy on należności za wszystkie usługi i korzystając z niego można stworzyć podsumowanie w postaci jednego rachunku. Oczywiście system pozwala też na rozliczenie części usług. W zależności od potrzeby można też ustalić odpowiednią formę płatności. System pozwala też na szybkie podsumowanie kosztów, a także na komunikację pomiędzy pracownikami. Kontrola płatności jest bardzo istotną kwestią w każdej firmie, bo w końcu jej celem jest zarabianie pieniędzy.

Podsumowując, każdy kto chce sprawnie zarządzać hotelem, zorganizować lepiej pracę personelu oraz sprostać wymaganiom klienta, powinien zastanowić się nad rozwiązaniem jakim jest system zarządzania hotelem. Należy zaznaczyć, że takie rozwiązanie sprawdzi się bez względu na wielkość ośrodka, zakres świadczonych usług czy charakter miejsca w jakim się znajduje. Warto zastanowić się, jakie funkcje się przydadzą i w jakim zakresie, a z których można zrezygnować i są zbędne. Wszystko zależy od klienta i jego koncepcji zarządzania hotelem.