System rejestracji zgłoszeń obsługuje różne kanały komunikacji

system rejestracji zgloszen

Chcesz pozyskiwać jak najwięcej leadów? Musisz dopasować się do potrzeb użytkownika, który nie ograniczy się tylko na jednym sposobie kontaktu, a będzie płynnie przechodził między różnymi kanałami komunikacji. Żeby jednak mu to umożliwić, trzeba zainwestować w nowoczesne narzędzia.

Dobry program to podstawa

Jedną z ważniejszych rzeczy w działach contact center jest oczywiście dobry program, który bardzo ułatwia kontakt z klientem. To bardzo ważne. Tylko dobry system rejestracji zgłoszeń pozwoli obsłużyć klientów niezależnie od formy kontaktu, na jaką się zdecydują. Współczesny klient ma bardzo duże wymagania. Chce, by jego problem został załatwiony praktycznie od ręki. Oczekuje, że niezależnie, czy skontaktuje się z firmą przez telefon czy czat, konsultant będzie znała wszystkie jego wcześniejsze ustalenia i na tej podstawie zaproponuje mu najlepsze rozwiązanie. Co istotne, klient irytuje się, kiedy musi po raz kolejny tłumaczyć daną sprawę od początku. Może to być dla niego bardzo irytujące. Żeby przeciwdziałać takim zdarzeniom, warto po prostu zainwestować w profesjonalny system rejestracji zgłoszeń. Dzięki temu każdy konsultant bez względu na to, czy wcześniej rozmawiał z danym klientem czy też nie będzie mógł ustosunkować się do wcześniejszych ustaleń i przygotować spersonalizowaną ofertę.

Telefon to przeżytek?

Choć telefon wciąż jest bardzo popularnym kanałem komunikacji, to jednak coraz więcej osób korzysta z innych narzędzi. Na popularności zyskuje czat i wideoczat. Jeśli firma jest w stanie szybko odpowiadać na zapytanie przy zastosowaniu tego narzędzia, to może pozyskać wielu lojalnych klientów. Wbrew pozorom czat jest bardzo przyjazny w obsłudze. Można bowiem korzystać z gotowych szablonów odpowiedzi. Dzięki temu problem będzie załatwiony praktycznie „od ręki”. W wielu wypadkach nie trzeba ręcznie pisać odpowiedzi, a można korzystać z gotowych propozycji zawartych w skrypcie rozmów. Wciąż jednak wielu klientów, a szczególnie tych ze starszego pokolenia stawia na telefon, bo to bezpośrednia forma kontaktu i pozwala na szybkie uzyskanie odpowiedzi na swoje zapytanie.

Dobra obsługa to podstawa

Nie bez znaczenia w działach call center są też sami pracownicy. Żeby szybko załatwić problemy, a także udzielić wyczerpujących informacji w oparciu o dane pozostawione w systemie, trzeba analitycznie myśleć, a także zadawać sensowne pytania. Tym sposobem będzie można sprawnie załatwiać wszelkie sprawy: od reklamacji po zwroty czy też sprzedaż usług i produktów.